Suntem mereu pe fugă. Se poate și altfel?

Trăim într-o lume în care graba a devenit un soi de condiție a existenței noastre. Ne grăbim dimineața, ne grăbim să ajungem la serviciu, în traficul aglomerat, ne grăbim să răspundem la mesaje, să participăm la întâlniri, să rezolvăm probleme și să bifăm cât mai multe activități. Întreaga noastră viață pare să fi devenit o cursă contra cronometru, în care linia de sosire se îndepărtează de fiecare dată când credem că ne apropiem de ea.

Dar oare chiar avem atât de puțin timp? Sau am ajuns să ne organizăm viața în așa fel încât să fim permanent ocupați?

Există o diferență importantă între a fi ocupat și a fi productiv. Cu toate acestea, de multe ori le confundăm. O zi aglomerată ne poate oferi senzația că am realizat ceva important, chiar și atunci când, la finalul ei, descoperim că lucrurile cu adevărat relevante au rămas nefăcute.

Descoperim, în acest fel, că una dintre cele mai importante întrebări pe care ar trebui să ni le adresăm nu este cum pot face mai multe lucruri într-un timp mai scurt?, ci cum pot folosi timpul pe care îl am pentru ceea ce contează cu adevărat?.

Graba și iluzia productivității

Există oameni care spun că lucrează cel mai bine sub presiune. Că devin creativi atunci când termenul-limită se apropie, că se mobilizează doar în ultimul moment și că, fără această presiune, nu ar reuși să obțină aceleași rezultate.

Uneori, această afirmație conține un sâmbure de adevăr. Presiunea unui termen-limită ne poate determina să ne concentrăm, să eliminăm distragerile și să luăm decizii mai rapid. Dar, de aici până la convingerea că presiunea este o condiție a performanței, există o distanță considerabilă.

În realitate, de multe ori ne vindem singuri o idee care ne convine: aceea că suntem mai eficienți atunci când nu mai avem timp. Este o explicație confortabilă pentru amânare, pentru lipsa organizării sau chiar pentru nevoia noastră de a simți că ceea ce facem este important.

Graba poate deveni, în acest fel, o formă de validare personală. Dacă suntem permanent ocupați, înseamnă că suntem solicitați. Dacă suntem solicitați, înseamnă că suntem necesari. Iar dacă suntem necesari, înseamnă că avem valoare. Problema este că această asociere nu este neapărat adevărată.

Valoarea muncii noastre nu este dată de viteza cu care o realizăm și nici de numărul activităților pe care reușim să le înghesuim într-o zi. Este dată, mai degrabă, de relevanța, calitatea și consecințele rezultatelor obținute. Mai mult, presiunea permanentă poate reduce tocmai acele capacități de care avem nevoie pentru a lucra bine: atenția, discernământul, flexibilitatea gândirii și creativitatea. Creativitatea, în special, are nevoie de timp. Nu doar de timpul efectiv în care producem ceva, ci și de timpul în care reflectăm, explorăm alternative, facem conexiuni și lăsăm ideile să se așeze.

O idee bună nu apare întotdeauna atunci când stăm în fața calculatorului și încercăm cu orice preț să o găsim. Uneori apare în timpul unei plimbări, într-o conversație sau într-un moment în care mintea nu mai este obligată să răspundă imediat unei solicitări. În plus, mai există un aspect pe care graba ne face să îl ignorăm: o activitate nu este neapărat încheiată în momentul în care am terminat de executat ceea ce aveam de făcut.

Avem nevoie de timp pentru verificare, pentru calibrare și pentru ajustare. Avem nevoie să revenim asupra propriilor rezultate, să observăm ceea ce nu funcționează suficient de bine și să corectăm. Se întâmplă ca diferența dintre un rezultat acceptabil și unul foarte bun să fie dată tocmai de acest timp suplimentar, pe care rareori îl includem în planificarea inițială.

Așadar, nu este suficient să avem timp pentru a face lucrurile. Trebuie să avem timp și pentru a le face bine.

Se poate și altfel? Da, dar trebuie să planificăm inclusiv planificarea

Una dintre cele mai frecvente greșeli în organizarea timpului este convingerea că planificarea reprezintă o pierdere de vreme. Avem atât de multe de făcut, încât ni se pare inutil să mai consumăm câteva minute pentru a stabili cum le vom face. Dar tocmai această abordare ne poate face să pierdem timp.

În absența unui plan, activitățile tind să fie dictate de împrejurări. Răspundem solicitărilor pe măsură ce apar, acordăm prioritate celui care insistă mai mult, confundăm urgențele altora cu propriile priorități și ajungem să ne organizăm ziua în funcție de evenimente, nu de obiective.

Planificarea înseamnă, înainte de toate, să decidem conștient ce merită atenția noastră. Însă, pentru a planifica, avem nevoie de timp. Cu alte cuvinte, trebuie să planificăm planificarea.

Poate părea un joc de cuvinte, însă este o idee cât se poate de practică. Dacă nu rezervăm în mod deliberat un interval pentru organizarea activităților, vom ajunge să planificăm superficial, între două telefoane, în drum spre o întâlnire sau în timp ce încercăm să rezolvăm altceva.

O planificare eficientă presupune să ne oprim periodic și să privim lucrurile în ansamblu. Ce avem de realizat? Ce este cu adevărat important? Care sunt termenele? De ce resurse avem nevoie? Ce depinde de noi și ce depinde de ceilalți? Ce ar putea să nu funcționeze conform așteptărilor? Ce piedici pot apărea? Cum ne putem redresa în caz de urgență?

La fel de important este să înțelegem că timpul nu trebuie ocupat în întregime. Un program în care fiecare minut este deja alocat nu este neapărat un program bine organizat. Dimpotrivă, poate deveni unul extrem de vulnerabil. Orice întârziere, orice solicitare neprevăzută sau orice problemă apărută pe parcurs poate destabiliza întreaga zi.

De aceea, o bună organizare presupune și existența unor intervale de rezervă. Nu pentru că ne așteptăm să pierdem timpul, ci pentru că înțelegem că realitatea nu respectă întotdeauna planurile noastre.

În plus, trebuie să acceptăm că nu toate activitățile au aceeași valoare. Unele sunt urgente, altele sunt importante, iar altele sunt doar zgomotul de fond al unei zile aglomerate. O activitate importantă are nevoie de atenție, de concentrare și, de cele mai multe ori, de suficient timp pentru a fi realizată corect. Nu este recomandabil să înghesuim lucrurile importante în intervalele rămase libere după ce am rezolvat toate solicitările mărunte.

Ar trebui să procedăm exact invers: să rezervăm mai întâi timpul necesar lucrurilor importante și abia apoi să organizăm restul activităților în jurul lor.

Cum ne organizăm timpul fără să devenim prizonierii programului

Organizarea eficientă a timpului nu presupune reguli complicate și nici transformarea fiecărei zile într-un exercițiu rigid de disciplină. Câteva principii simple, aplicate consecvent, pot schimba semnificativ felul în care lucrăm.

1. Începe cu ceea ce este important, nu cu ceea ce pare urgent. Înainte de a-ți organiza ziua, identifică activitățile care contribuie cu adevărat la obiectivele tale. Urgența este adesea determinată de presiunea momentului, în timp ce importanța este determinată de consecințele pe termen lung.

2. Rezervă timp suficient activităților importante. Nu programa o activitate complexă într-un interval foarte scurt doar pentru că îți dorești să o finalizezi repede. Lucrurile importante necesită atenție, analiză și uneori reveniri succesive. Timpul insuficient poate compromite calitatea rezultatului.

3. Planifică înainte de a începe. Alocă zilnic câteva minute organizării activităților și, o dată pe săptămână, un interval mai amplu pentru evaluarea priorităților. Acest timp nu este pierdut, ci investit în eficiența zilelor următoare.

4. Nu confunda activitatea cu rezultatul. Faptul că ai trimis multe mesaje, ai participat la numeroase întâlniri sau ai rezolvat o mulțime de solicitări nu înseamnă automat că ai progresat. Întreabă-te ce ai realizat efectiv și ce valoare are acel rezultat.

5. Include în program timpul pentru verificare și ajustare. Atunci când estimezi durata unei activități, nu lua în calcul doar execuția. Rezervă timp pentru revizuire, corecturi și îmbunătățiri. Calitatea are nevoie de această etapă.

6. Lasă spațiu pentru neprevăzut. Nu îți ocupa fiecare minut al zilei. Un program realist trebuie să poată absorbi întârzieri, schimbări și situații care nu pot fi anticipate.

7. Protejează intervalele de concentrare. Activitățile complexe sunt dificil de realizat atunci când atenția este fragmentată permanent de notificări, apeluri și întreruperi. Creează intervale în care să lucrezi la o singură activitate importantă.

8. Învață să spui „nu” sau „nu acum”. Nu orice solicitare trebuie rezolvată imediat. Uneori, organizarea timpului înseamnă să stabilești limite și să accepți că nu poți răspunde tuturor așteptărilor în același moment.

9. Fă loc reflecției și creativității. Nu considera pauzele și momentele de gândire drept timp neproductiv. Ele pot contribui la clarificarea problemelor, la apariția unor soluții noi și la luarea unor decizii mai bune.

10. Evaluează periodic felul în care îți folosești timpul. La finalul zilei sau al săptămânii, întreabă-te ce a funcționat, ce te-a încurcat și ce ai putea face diferit. Organizarea nu este o formulă fixă, ci un proces continuu de ajustare.

Dincolo de aceste recomandări, cred că există o idee esențială: timpul nu poate fi gestionat în sensul propriu al cuvântului. Nu îl putem opri, accelera sau recupera. Ceea ce putem gestiona sunt alegerile noastre, atenția pe care o acordăm lucrurilor și felul în care ne organizăm activitățile.

Adevărata provocare nu este să devenim tot mai rapizi, ci să învățăm când merită să încetinim. Să înțelegem că nu orice lucru trebuie făcut imediat, că nu orice solicitare este o prioritate și că nu orice moment liber trebuie umplut cu o nouă activitate.

Suntem mereu pe fugă și, uneori, nici măcar nu mai știm foarte bine încotro alergăm. Se poate și altfel? Cu siguranță. Dar schimbarea începe atunci când renunțăm să mai considerăm graba o dovadă a valorii noastre și începem să acordăm timp lucrurilor care au cu adevărat valoare. Pentru că, în cele din urmă, nu contează doar cât de multe lucruri reușim să facem, ci și cât de bine le facem, de ce le facem și ce rămâne în urma lor.

Dacă îți dorești să înveți cum să îți organizezi mai bine timpul, să îți stabilești prioritățile și să găsești un echilibru între lucrurile pe care trebuie să le faci și cele care contează cu adevărat pentru tine, te aștept la atelierul meu, „Time management: cum să te organizezi pentru ce contează”, organizat de Fundația Calea Victoriei, începând cu 17 noiembrie, ora 19:00. Vom descoperi împreună cum putem să ne folosim timpul mai conștient, să reducem stresul și să facem loc în viața noastră lucrurilor importante. Pentru că, până la urmă, nu avem nevoie de mai multe ore într-o zi, ci de mai mult sens în felul în care le trăim.

Foto: Magnific