În lucrul meu cu oamenii întâlnesc destul de des o reacție care mă pune pe gânduri: atunci când soluția propusă este simplă, apare aproape imediat îndoiala că ar putea funcționa.
Dacă o problemă ne însoțește de luni sau chiar de ani, dacă ne consumă energia și ne dă senzația că am încercat deja tot, ni se pare firesc ca și rezolvarea ei să fie complicată. Ne așteptăm la metode sofisticate, la tehnici greu de aplicat, la schimbări majore și, uneori, privim cu neîncredere tocmai lucrurile de bază. Se întâmplă în viața personală, atunci când vorbim despre somn, mișcare, pauze, limite sau relații sănătoase, dar se întâmplă la fel de mult și în viața profesională.
Îmi amintesc de un client căruia îi voi spune Alin, pentru a-i păstra confidențialitatea. Venise cu sentimentul că încercase aproape tot și era destul de sceptic că problemele pe care le întâmpina în coordonarea echipei și în organizarea propriei activități s-ar putea schimba prin câteva intervenții simple. Era un profesionist implicat, cu multe responsabilități, obișnuit să rezolve și să fie disponibil. Numai că ajunsese într-un punct în care aproape fiecare zi era dominată de urgențe, întreruperi și probleme care trebuiau rezolvate imediat.
Cineva din echipă greșea, el intervenea. Apărea o solicitare, întrerupea ceea ce făcea. Venea un e-mail, răspundea. Telefonul suna, atenția se muta din nou. La sfârșitul zilei era obosit și avea senzația, perfect justificată, că muncise foarte mult. Cu toate acestea, lucrurile cu adevărat importante rămâneau uneori pentru ziua următoare.
Felul în care comunicăm
Una dintre dificultățile pe care le-am identificat era legată de felul în care oferea feedback atunci când oamenii din echipă greșeau. Sub presiunea timpului și a responsabilității, mai ales atunci când o eroare se repeta, discuția putea aluneca foarte ușor de la comportamentul care trebuia corectat către persoana care greșise. Iar aici apare o diferență esențială.
Una este să îi spui unui om că un anumit lucru nu a fost făcut corect și alta este să îi transmiți, direct sau indirect, că el este problema. În primul caz, îi dai posibilitatea să corecteze un comportament; în cel de-al doilea, este foarte probabil să obții apărare, justificări sau tensiune.
Am lucrat, așadar, cu o tehnică simplă de feedback: descrierea situației concrete și a comportamentului observat, explicarea efectului produs, clarificarea așteptării pentru viitor și implicarea omului în găsirea unei soluții.
În locul unor reproșuri generale, precum „Nu ești atent” sau „Mereu se întâmplă același lucru”, feedbackul putea suna astfel: „În documentul transmis astăzi au rămas câteva date neverificate, iar acest lucru a întârziat trimiterea lui. Pentru următorul document, aș vrea să găsim o modalitate prin care verificarea să fie făcută înainte de transmitere. Ce crezi că ai putea schimba?” Pare o diferență mică de formulare, dar nu este. Atunci când vorbim despre o situație concretă, omul poate înțelege ce a greșit și ce are de schimbat fără să simtă că întreaga lui competență profesională este pusă sub semnul întrebării.
Treptat, Alin a observat că discuțiile dificile nu mai consumau aceeași energie. Oamenii deveneau mai puțin defensivi, iar greșelile puteau fi discutate mai clar. Feedbackul nu mai era doar reacția managerului la ceva ce nu funcționase, ci începea să devină un instrument prin care responsabilitatea era așezată acolo unde trebuia și prin care se construiau soluții pentru viitor. Nu înseamnă că oamenii nu au mai greșit și nici că toate conversațiile au devenit dintr-odată ușoare. Înseamnă că exista un mod mai sănătos și mai eficient de a le purta.
Modul în care gestionăm timpul
A doua zonă asupra căreia am lucrat a fost gestionarea timpului. Și aici, soluțiile i s-au părut aproape prea simple.
Prima tehnică a fost stabilirea, la începutul zilei, a trei priorități reale. Nu zece, nu o listă interminabilă de sarcini, ci trei lucruri importante care trebuiau duse înainte în ziua respectivă.
Abia apoi urmau e-mailurile, mesajele și toate celelalte solicitări. Motivul este simplu: dacă începem fiecare dimineață intrând direct în inbox și răspunzând tuturor, există riscul ca ceilalți să ne stabilească agenda înainte să apucăm noi să decidem ce contează cu adevărat în ziua respectivă. Putem ajunge seara foarte obosiți și cu multe sarcini rezolvate, dar cu propriile priorități aproape neatinse.
A doua tehnică de gestionare a timpului a fost separarea timpului de concentrare de timpul de reacție.
Alin era obișnuit să fie disponibil aproape permanent, iar fiecare notificare devenea o invitație la întrerupere. Am stabilit intervale în care să lucreze concentrat la sarcinile importante, fără să verifice permanent e-mailurile și mesajele, și intervale distincte în care să răspundă solicitărilor curente. Nu însemna să devină inaccesibil pentru echipă și nici să ignore urgențele reale, ci să facă diferența între ceea ce era cu adevărat urgent și ceea ce putea aștepta puțin fără consecințe. Faptul că un mesaj apare acum pe ecran nu înseamnă automat că trebuie rezolvat în secunda următoare.
Atât. O tehnică de feedback și două tehnici simple de gestionare a timpului. Alin era sceptic și, într-un fel, îl înțelegeam. Când ai încercat multe lucruri și ai acumulat multă oboseală, este greu să crezi că o schimbare importantă ar putea începe cu ceva atât de puțin spectaculos. Numai că le-a aplicat. Nu doar două zile, ca pe un experiment pe care abia aștepți să îl declari inutil, ci suficient de consecvent încât să le poată observa efectele.
Schimbări mici cu impact uriaș
Rezultatul l-a surprins. Nu pentru că viața profesională devenise perfectă sau pentru că nu mai existau greșeli, urgențe și zile dificile, ci pentru că raportarea lui la toate acestea se schimbase. Conversațiile cu echipa deveniseră mai constructive, oamenii înțelegeau mai clar ce trebuia corectat, iar el nu mai consuma aceeași energie în confruntări. În același timp, prioritățile zilnice și intervalele de concentrare îi ofereau ceva ce pierduse treptat: sentimentul că el își conduce ziua, în loc să fie condus permanent de ceea ce apare în jurul lui. La un moment dat, surprinderea lui s-a transformat într-o întrebare foarte firească: cum poate să se schimbe atât de mult din lucruri atât de simple?
Povestea lui Alin mi-a rămas în minte tocmai pentru că am întâlnit aceeași neîncredere în multe alte contexte. Când vorbim despre un stil de viață sănătos, de exemplu, majoritatea oamenilor cunosc deja lucrurile esențiale. Știm că somnul contează, că avem nevoie de mișcare, că organismul și mintea au nevoie de pauze, că timpul petrecut permanent în fața ecranelor ne poate obosi și că relațiile bune, limitele și momentele în care ne desprindem de muncă sunt importante. Tocmai pentru că am auzit aceste lucruri de nenumărate ori, ele au început să ni se pară banale. Uneori avem impresia că trebuie să existe altceva, ceva ce încă nu știm, o tehnică mai nouă sau o metodă mai sofisticată care să producă schimbarea pe care lucrurile simple nu au produs-o.
E simplu și acasă!
Îmi amintesc că aceeași rezistență am întâlnit-o și în familie, inclusiv în relația cu băieții mei. Când le vorbeam despre câte o tehnică simplă de organizare sau despre un obicei care i-ar fi putut ajuta, răspunsul venea uneori imediat: „De mâine, mama. Acum n-am timp.” Și poate tocmai aici este ironia: de multe ori nu avem timp să aplicăm lucrurile simple care ne-ar putea ajuta să avem mai mult timp, mai multă ordine și mai puțină presiune.
Dar există o întrebare pe care merită să ne-o punem înainte de a concluziona că un lucru nu funcționează: l-am aplicat cu adevărat și suficient de consecvent sau doar știu despre el? Pentru că există o diferență enormă între a ști că mișcarea ne face bine și a face mișcare cu regularitate, între a cunoaște importanța somnului și a ne proteja programul de odihnă, între a citi despre limite și a spune efectiv „nu” atunci când este nevoie. La fel cum există o diferență între a cunoaște o tehnică de feedback și a reuși să o folosim exact în momentul în care suntem nervoși, presați de timp și omul din fața noastră tocmai a repetat o greșeală.
Simplu nu înseamnă ușor
Cred că aici se află una dintre cele mai importante diferențe pe care le uităm atunci când vorbim despre dezvoltare personală și profesională. Uneori tocmai lucrurile simple sunt greu de făcut pentru că cer consecvență, disciplină și repetare. Nu ne oferă entuziasmul unei metode noi în fiecare săptămână și nici satisfacția imediată că am descoperit secretul pe care nu îl știam. Ne cer, în schimb, să facem astăzi un lucru bun, să îl repetăm mâine și să continuăm inclusiv după ce noutatea a dispărut.
Desigur, nu toate problemele au soluții simple și ar fi incorect să pretindem acest lucru. Există situații profesionale complexe, contexte organizaționale dificile și probleme personale pentru care este necesar sprijin specializat. Un program de somn mai bun, o plimbare zilnică sau două tehnici de gestionare a timpului nu rezolvă orice problemă, după cum o tehnică de comunicare nu transformă peste noapte o echipă profund disfuncțională. Dar faptul că unele probleme sunt complexe nu ar trebui să ne facă să ignorăm lucrurile fundamentale doar pentru că nu par suficient de spectaculoase.
Poate că, înainte să căutăm următoarea metodă, următoarea carte, următorul curs sau următoarea aplicație care promite să ne organizeze viața, merită să ne întrebăm:
Ce știu deja că mi-ar face bine, dar nu fac încă suficient de consecvent?
Răspunsul s-ar putea să fie surprinzător de simplu. Poate avem nevoie să purtăm altfel o conversație dificilă, să punem o limită pe care o amânăm de mult, să ne stabilim prioritățile înainte de a deschide inboxul, să lăsăm telefonul deoparte pentru o oră, să dormim mai bine, să ieșim la o plimbare sau să terminăm un lucru înainte de a începe alte trei. Niciuna dintre acestea nu sună spectaculos. Dar dezvoltarea nu se măsoară prin cât de sofisticată este metoda pe care o cunoaștem, ci prin schimbarea pe care reușim să o producem și să o păstrăm în viața noastră.
Uneori nu avem nevoie să mai aflăm încă zece lucruri. Poate avem nevoie să alegem unul dintre lucrurile bune pe care le știm deja și să îl facem suficient de consecvent încât să îi dăm șansa să funcționeze. Pentru că, uneori, ceea ce respingem ca fiind prea simplu poate fi exact lucrul de care aveam nevoie.
În goana după răspunsuri complicate, uităm că schimbările cele mai profunde încep din lucrurile simple.
Gabriela Mocanu este trainer, specialist în dezvoltare personală, consiliere și coaching, cu experiență în formarea profesională a adulților, dezvoltarea carierei și managementul de proiect. Lucrează cu tineri, adulți, specialiști, antreprenori și persoane aflate în procese de schimbare sau reconversie profesională, susținând dezvoltarea competențelor personale și profesionale prin programe de formare, sesiuni de coaching și consiliere, workshopuri și proiecte educaționale. Activitatea sa îmbină două direcții complementare: dezvoltarea oamenilor și dezvoltarea proiectelor. Experiența în managementul de proiect îi permite să integreze în programele de formare nu doar concepte și instrumente teoretice, ci și exemple concrete desprinse din planificarea, implementarea și coordonarea proiectelor.
Foto: Freepik
