Trendul actual este de a muta în mediul digital procesele de business și prin obligativitatea adoptării sistemului bazat pe facturarea și transmiterea electronică a facturilor (SPV, ANAF), prin sistemul eTransport care include module informatice de gestiune a transporturilor de bunuri și presupune transmiterea de notificări în SPV și prin platforma AES-RO, dedicată gestiunii și transmiterii documentelor vamale.
Obiectivul urmărit de către Stat este, în mod evident, reducerea evaziunii fiscale, iar implementarea atât a radarului mărfurilor, RO e-Transport, cât și a RO e-Factură sunt măsuri de prevenire și reducere a evaziunii care își vor dovedi eficacitatea în scurt timp.
Principalul instrument care ne facilitează accesul în SPV este semnătură electronică calificată, astfel încât va există obligativitatea pentru orice administrator de IMM, mai mic sau mai mare, să o dețină. De asemenea, accesul în platforma AES-RO se face tot pe baza de certificate digitale calificate.
Ulterior, acesta o poate folosi în toate procesele care implică semnare de documente în mediul electronic.
Mai multe detalii despre aceste noi sisteme:
eFactura – sistemul creat de Stat, ce are că scop îmbunătățirea colectării impozitelor și taxelor, în special a TVA-ului. Practic, de la 1 ianuarie 2024, agenții economici trebuie să genereze facturi, care să fie încărcate apoi în SPV (spațiul privat virtual), pe site-ul ANAF. Termenul limita până la care nu se vor aplică sancțiuni este 1 iunie 2024.
eTransport – este o notificare, care trebuie transmisă către SPV, atunci când se transporta bunuri cu risc fiscal pe teritoriul României. Transportul se poate pune în mișcare, doar după ce ANAF validează notificarea și atribuie transportului un cod UIT.
Sistemul RO e-Transport include module informatice de gestiune a transporturilor de bunuri, care vor genera coduri unice de înregistrare pentru fiecare transport, elemente de interconectare cu camere de luat vederi și alte dispozitive specifice de monitorizare a traficului rutier și componente software pentru analiză integrată a datelor. Sistemul va utiliza date și informații deținute la nivelul instituțiilor sau autorităților publice cu atribuții în domeniul transportului rutier și va fi interconectat cu celelalte sisteme informatice existente la nivelul Ministerului Finanțelor, Agenției Naționale de Administrare Fiscală sau Autorității Vamale Române.
eVama - Sistemul AES-RO a intrat în producție la dată de 16 martie 2024 și înlocuiește sistemul ECS-RO (Sistemul de Control al Exportului) pentru:
• declaraţiile vamale de export;
• declarațiile sumare de ieșire.
Pentru aplicația AES-RO sunt următoarele calități, pentru care se poate solicită accesul:
- Operator economic (efectuează operațiuni în nume propriu sau desemnează un reprezentant);
- Reprezentant (efectuează operațiuni în numele altor operatori economici);
- Operator economic la ieșire (depune notificări/manifest la biroul vamal de ieșire pentru declarații vamale de export, declarații sumare de ieșire, notificarea de reexport).
Pentru ca formalitățile vamale prin birourile vamale stabilite în România să se desfășoare prin mijloace electronice în deplină siguranță și în condiții de legalitate, este necesar că operatorii economici - declaranți/ reprezentanți/titulari de tranzit - să procedeze la achiziționarea de certificate digitale calificate.
Iată tot ce trebuie să știi despre semnătura electronică calificată
Ce semnătură electronică să aleg pentru e-Factură?
Ambele certificate calificate de semnătură electronică certSIGN – pe token sau în cloud – pot fi utilizate pentru înregistrarea în Spaţiul Privat Virtual al ANAF, procedură necesară în vederea accesării sistemului RO e-Factură.
IMPORTANT! Dacă dorești utilizarea semnăturii electronice în relaţia cu SPV / ANAF de pe dispozitive cu sisteme de operare MacOS, e recomandată achiziţia unui certificat pe TOKEN.
Amândouă au valoare legală implicită şi pot fi obţinute COMPLET ONLINE, prin identificare video la distanţă.
Există câteva diferenţe între acestea:
Semnătură electronică calificată pe TOKEN
- cost în funcţie de valabilitatea certificatului – 1 an, 2 ani, 3 ani
- utilizare doar pe desktop (PC, laptop)
- drivere speciale de instalat
- utilizare pentru SPV / ANAF de pe dispozitive cu sistem de operare Windows şi MacOS
Semnătură electronică calificată în CLOUD
- cost în funcţie de valabilitatea certificatului, numărul de semnături şi mărci temporale incluse
- utilizare pe orice tip de dispozitiv (smartphone, tabletă, PC, laptop)
- nu necesită instalarea de drivere speciale
- utilizare pentru SPV / ANAF exclusiv de pe dispozitive cu sistem de operare Windows, împreună cu aplicația vTOKEN (inclusă în pachet)
Cum pot OBŢINE semnătura electronică certSIGN?
Indiferent de tipul semnăturii electronice calficate alese – pe token sau în cloud – există două metode de achiziţie:
· COMPLET ONLINE: este modul pe care noi îl recomandăm deoarece poți obține cel mai rapid, prin identificare video la distanţă echivalentă cu prezenţă fizică, cu plată online – aici pentru semnătură electronică pe TOKEN şi aici pentru semnătură electronică în CLOUD
· hibrid: formularele se completează online, înregistrarea se face pe emitere.certsign.ro iar identificarea are loc fizic la sediile sau partenerii certSIGN din ţară, lista completă a acestora fiind disponibilă pe certsign.ro/parteneri.
Care sunt PAŞII pentru achiziția online a unui certificat de semnătură electronică utilizat în SPV/e-Factură?
Pasul 1. Din cele două tipuri de certificate calificate de semnătură electronică disponibilă la noi: pe token sau în cloud, îl alegi pe cel potrivit sistemului de operare care rulează pe dispozitivul folosit de ține:
· MacOS: certificat pe token
Pasul 2. Parcurgi procesul de achiziţie online, cu identificare video, asigurându-te în prealabil că ai elementele necesare şi cunoşti condiţiile ce trebuie respectate pentru încheierea cu succes a acesteia.
Pasul 3. Parcurgi procesul de instalare / configurare şi obţii documentul de confirmare pentru SPV (în funcţie de sistemul de operare şi semnătura achiziţionată), iar pe acesta îl foloseşti la ANAF:
· MacOS, semnătură electronică pe TOKEN: vezi detalii despre instalare, vezi detalii despre obţinerea documentului de confirmare, iar apoi te înregistrezi în SPV / ANAF
· Windows, semnătură electronică pe TOKEN: vezi detalii despre instalare, vezi detalii despre obţinerea documentului de confirmare iar apoi te înregistrezi în SPV / ANAF.
· Windows, semnătură electronică în CLOUD: vezi detalii despre configurare, vezi detalii despre obţinerea documentului de confirmare iar apoi te înregistrezi în SPV / ANAF.
Cât DUREAZĂ procesul de achiziţie online prin identificare video?
Completarea formularului de înregistrare, realizarea plăţii online şi parcurgerea procesului efectiv de identificare video pot fi încheiate chiar şi în 5 minute, dacă ai toate elementele necesare la îndemână şi respecţi condiţiile prezentate mai sus. După realizarea identificării la distanţă, vei primi un e-mail privind validarea / respingerea procesului în termen de 24 ore.
Ce elemente sunt NECESARE pentru procesul de identificare video?
· un document de identitate valabil. Lista documentelor de identitate pe baza cărora poate fi realizată identificarea video o regăsești aici
· un card pentru plata online a produsului achiziţionat
· un dispozitiv (smartphone, laptop sau PC) cu o camera web funcţională (rezoluţie de minimum 2 megapixeli)
· o conexiune bună la Internet.
Ce CONDIŢII trebuie respectate pentru parcurgerea cu succes a identificării video?
· documentul de identitate este valid, nu este deteriorat și nu este în folie, plastic, coperţi etc.
· există suficientă lumină în spaţiul în care te afli, pentru că fața ta să se vadă clar prin camera web
· nu sunt alte persoane prezente în cadru
· ai o ţinută decentă şi un limbaj adecvat
· arăţi partea frontală a documentului de identitate, iar apoi urmezi instrucţiunile afişate pe ecran pentru scanarea documentului
· priveşti direct spre cameră, iar apoi urmezi instrucţiunile afişate pe ecran şi zâmbeşti larg la cameră pentru scanarea facială. Arată-ne cel mai frumos zâmbet al tău.
· introduci codul primit prin SMS pentru validarea numărului de telefon
Verifică e-mailul! În termen de maximum 24 ore vei primi un mesaj cu informații privind validarea/respingerea procesului de identificare video. În cazul în care aceste condiții NU sunt îndeplinite, nici procesul de identificare video NU va fi validat. În această situație vei primi un e-mail cu instrucțiuni și va fi necesară reluarea procedurii.
În CÂT TIMP voi primi semnătura electronică calificată achiziţionată online?
După parcurgerea identificării video, vei primi un e-mail cu privire la validarea / respingerea procesului în termen de 24 ore. Dacă identificarea remote este validă, ia în calcul aceste termene orientative:
· Semnătură electronică calificată pe TOKEN: aprox. 5 zile lucrătoare pentru emiterea certificatului digital şi expedierea prin curier a documentelor cu detaliile acestuia, împreună cu dispozitivul criptografic securizat;
· Semnătură electronică calificată în CLOUD: aprox. 1 zi lucrătoare pentru transmiterea e-mailului cu informațiile privind activarea pachetului Paperless webSIGN achiziționat.
* ATENŢIE! Dacă procesul de identificare video este respins, vei primi un nou e-mail de pe adresa customer@certsign.ro cu un link pe care trebuie să îl accesezi în vederea finalizării comenzii. După, trebuie să aştepţi confirmarea ulterioară a operatorului.
Cum fac reînnoirea certificatului pe TOKEN?
Singura condiție ce trebuie îndeplinită pentru prelungirea valabilității certificatului pentru semnătură (reînnoire) este ca actualul certificat se fie în perioada de valabilitate la momentul plasării comenzii de prelungire. Pentru plasarea comenzii de prelungire este necesară autentificarea în platforma certSIGN rekey.certsign.ro, iar autentificarea se poate face doar în baza certificatului actual.
certSIGN transmite, pe adresa de e-mail din certificat, procedura pentru reînnoirea certificatului cu 45 de zile înainte de expirarea certificatului actual.
Cu 15 zile înainte de expirarea certificatului, pe adresa de e-mail din certificat, certSIGN retrimite un e-mail de informare privind reînnoirea, dacă procedura nu a fost încă urmată.
Dacă a fost depășită perioada de valabilitate, certificatul actual nu mai poate fi reînnoit și este necesară achiziția unui nou certificat pentru semnătură electronică.
Procedura de reînnoire online a certificatului are trei etape:
1. Comandă prelungire pe platforma https://rekey.certsign.ro – poate fi făcută oricând, cel târziu cu 3 zile înainte de expirarea actualului certificat;
2. Generarea cererii de certificat cu aplicația certSIGN Enroll – poate fi făcută oricând, cel târziu cu 3 zile înainte de expirarea actualului certificat;
3. Încărcarea pe token a noului certificat cu ajutorul aplicației certSIGN Enroll. Cu 3 zile înainte de expirarea certificatului actual pentru care se face reînnoirea, se emite noul certificat.
Indiferent de data la care este făcută comanda pentru prelungire, perioada de valabilitate a noului certificatului va începe cu 3 zile înainte de expirarea actualului certificat. Reamintim, după reînnoire NU este necesară înlocuirea TOKEN-ului actual. La încărcarea pe token a noului certificat, vechiul certificat va fi șters.
Pentru certificatul nou este necesar să fie făcute înrolările / reînnoirile și în platformele instituțiilor precum: ANAF, CNAS, UNNPR etc.
Cum fac reînnoirea certificatului în CLOUD?
Singura condiție ce trebuie îndeplinită pentru prelungirea valabilității certificatului pentru semnătură (reînnoire) este ca actualul certificat se fie în perioada de valabilitate la momentul plasării comenzii de prelungire. Pentru plasarea comenzii de prelungire este necesară autentificarea în platforma certSIGN rekey.certsign.ro, iar autentificarea se poate face doar în baza certificatului actual.
Indiferent de data la care este făcută comanda pentru prelungire, perioada de valabilitate a noului certificatului va începe cu 3 zile înainte de expirarea actualului certificat.
Dacă certificatul actual a expirat, nu mai poate fi făcută reînnoirea și este necesară achiziția unui nou certificat pentru semnătură electronică. Recomandăm accesarea platformei certSIGN pentru achiziția certificatelor calificate în CLOUD și urmarea pașilor indicați.
certSIGN transmite, pe adresa de e-mail din certificat, procedura pentru reînnoirea certificatului cu 45 de zile înainte de expirarea certificatului actual.
Cu 15 zile înainte de expirarea certificatului, pe adresa de e-mail din certificat, certSIGN retrimite un e-mail de informare privind reînnoirea, dacă procedura nu a fost încă urmată. Transmiterea întârziată a cererii nu garantează reînnoirea online certificatului.
Pașii ce trebuie urmați pentru reînnoirea certificatului în CLOUD:
1. După autentificarea în platforma websign.ro se apasă butonul „Începe procesul”;
2. Alege perioada de valabilitate dorită pentru noul certificat – 1, 2 sau 3 ani;
3. Citește informările din pagină și bifează acord;
4. Achită online contravaloarea produsului selectat;
5. Completează datele cerute în pasul următor;
6. Încarcă și trimite o copie a documentului tău de identitate și apoi semnează cererea pentru noul certificat prin apăsarea butonului „Înregistrare”.
După validarea cererii, cu cel mult 3 zile înainte de expirarea certificatului actual, certSIGN va emite noul certificat, iar prin e-mail va trimite o notificare în acest sens.
